こんにちは、石田淳です。

 

前回触れた「無駄な会議・ミーティング」の問題、多くの反響をいただきました。

 

今回は続きとして、さらに話を進めていきましょう。

 

「捨てるべきものは、捨てる」

 

その代表ともいえるのが、先人からの「踏襲」というかたちで存在する「無駄な会議・ミーティング」です。

 

この「無駄」という言葉にも2つの側面があります。

 

まずは「無駄に長い時間行う」ということ。

 

なぜ会議・ミーティングの時間が「無駄に長く」なってしまうのか?

 

それは言うまでもなく、会議・ミーティングの「ゴール」が設定されていないからです。

 

今回の会議・ミーティングでは何を決定すべきなのか?が明確になっていなければ、参加者のダラダラとした「シンキングタイム」になってしまいます。

 

急に「何かいいアイデアはないか?」と呼びかけられても、その場で考えなければならないため、当然、時間を費やしてしまうのです。

 

会議のゴールが事前に明確に設定されていれば、その場はプレゼンの場となり、時間は短縮されるはずです。

 

逆に「ただ盛り上がるだけ」の会議・ミーティングもよくあるものです。

「こんなアイデアがある」

「それは良いかもしれない」

「逆にこんな考えも」

「それもいいかもしれない」

などと話は弾むのですが、

 

結局採決の手段も決めておらず、また「誰がやるのか」「いつまでにやるのか」

というTO DOにも落とし込まれない……。

 

盛り上がるだけに時間も長くなり、結局何も決まらない、というものです。

これもまた「ゴール」の設定ができていないことが原因。

 

「集まって意見を言い合う」だけでは、会議・ミーティングのゴールとは言えません。

 

そして、会議・ミーティングのもうひとつの「無駄」とは、「会議・ミーティングの存在そのもの」です。

 

課長クラスでは、週に会議・ミーティングの数が5つ以上ということは決して珍しいことではありません。

 

ここで考えなければならないのは、会議・ミーティングの「目的」です。

 

たとえば

「売上数字の報告

「近況報告」

「進捗状況報告」

なとといった「報告」が目的であれば、メールやチャットで十分なはずです。

 

でも、わざわざ「会議・ミーティング」という形をとる。

 

たとえば全国に支社のある企業では、わざわざリーダー・マネジャークラスが本社に集まって、それぞれが「報告」をする、ということもあるわけです。

 

まさに時間と経費の「無駄」ですよね。

 

「定例だから特に目的もなく集まる」

「報告だけど、とにかく集まることに意義がある」

 

こうしたことを改善すべきだということは、実は多くのリーダー・マネジャー、あるいはトップクラスもわかっていることなのです。

 

では、なぜ改善しないのか?

 

そう、「踏襲」という文化があるからです。

 

まずは現存するすべての会議・ミーティングの「ゴール」「目的」を今一度見直しましょう。

 

改善は、そこからスタートします。